Retencions del treball: comunicació o variació de dades del treballador (model 145)

Recordi que al gener la seva empresa ha de calcular la retenció de l'IRPF que aplicarà als seus treballadors, segons les retribucions previstes i la seva situació familiar.

Li recordem que cada vegada que un treballador comença a treballar a la seva empresa, vostè li ha de demanar que empleni el model 145, indicant quines són les seves dades personals i familiars. Aquesta informació servirà a la seva empresa per calcular la retenció que haurà de practicar-li en la nòmina.

A més, ha d'informar els seus empleats que si en el futur canvia alguna de les circumstàncies que havien comunicat inicialment, també hauran de comunicar-l'hi mitjançant el model 145.

Per obtenir la previsió d'ingressos d'un treballador, computi el seu salari fix anual i la retribució variable que previsiblement percebrà. Computi com a mínim el variable de l'any anterior, tret que existeixin elements objectius que acreditin que enguany serà inferior. Afegeixi també els salaris en espècie.

Model 145

Per conèixer la situació familiar dels seus empleats, demani'ls que completin i li lliurin el model 145 (regulat en la Resolució de 3 de gener de 2011, del Departament de Gestió Tributària de l'Agència Estatal d'Administració Tributària, per la qual s'aprova el model 145, de comunicació de dades del perceptor de rendes del treball al seu pagador o de la variació de les dades prèviament  comunicades). Si un empleat ja li va lliurar aquest model anteriorment (per exemple, quan va signar el contracte de treball) no és imprescindible que cada any l'hi torni a lliurar, excepte si es modifiquen les seves circumstàncies personals. No obstant això, perquè la seva empresa tingui sempre les dades actualitzades el millor és que cada mes de gener sol·liciti a la seva plantilla que li lliuri aquest model emplenat.

Atès que molts treballadors obliden realitzar aquesta comunicació, és convenient que al gener els ofereixi la possibilitat d'emplenar un model 145 per informar aquells canvis produïts l'any anterior i que encara no hagin comunicat. Encara que aquest oferiment no és obligatori -són ells els qui han de comunicar els canvis-, tots en sortiran beneficiats:

• Si els canvis suposen una retenció més reduïda, els seus treballadors rebran un net més elevat cada mes. I si suposen un augment, evitaran les sancions que els pot imposar Hisenda per no comunicar aquests canvis a l'empresa.
• Pel seu costat, la seva empresa evitarà que els seus treballadors li comuniquin els canvis que van tenir lloc l'any anterior en un altre moment (per exemple, a mitjan any), la qual cosa l'obligaria a recalcular el tipus de retenció establert al gener.

Atenció. Influeixen al tipus de retenció aplicable, per exemple, el nombre de fills del treballador, si s'ha reconegut un grau de discapacitat, o si l'empleat ha quedat obligat per resolució judicial a satisfer una pensió compensatòria al seu cònjuge o anualitats per aliments a favor dels fills.

La comunicació de les dades relatives a la situació personal i familiar del perceptor, s'haurà d'efectuar amb anterioritat al primer dia de cada any natural o de l'inici de la relació laboral, considerant la situació que previsiblement existirà en aquestes dates. El pagador haurà de conservar a la disposició de l'Administració tributària, al costat de les comunicacions presentades pels perceptors, els documents que s'hagin aportat i els que els acompanyaven.

La falta de comunicació al pagador de les circumstàncies personals i familiars, així com de la realització de pagaments que influeixen en la determinació del tipus de retenció, determinarà que apliqui el tipus de retenció corresponent sense tenir en compte aquestes circumstàncies.

Atenció. La inclusió de dades falses, incompletes o inexactes en aquesta comunicació, així com la falta de comunicació de les variacions que, en cas d'haver estat conegudes pel pagador, haguessin determinat una retenció superior, constitueix infracció tributària sancionable amb multa del 35 al 150 per 100 de les quantitats que s'haguessin deixat de retenir per aquesta causa.

El moment en el qual el treballador haurà de comunicar el canvi de les seves circumstàncies personals o familiars serà diferent segons el cas. D'aquesta manera, el treballador haurà d'informar-lo en el termini de 10 dies des que es produeixi el canvi en les seves circumstàncies si es donen els dos següents requisits al mateix temps:

• Quan el canvi suposi un augment del tipus de retenció aplicable.
• Quan per a aquest canvi la llei hagi previst que és possible regularitzar el tipus de retenció a mitjan any.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.