Consells per a la gestió de factures de forma eficient

 

La gestió de factures és un dels pilars bàsics sobre els quals se sustenta un negoci.

No cal ser especialista comptable per saber que el control exhaustiu dels processos d'emissió, recepció, gestió, cobrament i/o pagament de factures permet optimitzar les relacions de l'empresa o de l'autònom amb clients i proveïdors i assegurar-te la salut econòmica de l'activitat. I no només això. El control de la facturació contribueix també a millorar el compliment de les no poques obligacions comptables i fiscals a què, com a titular d'una activitat econòmica, t'has d'enfrontar.

A tenir en compte:

1. Coneix les obligacions de facturació
És important conèixer les normes bàsiques del Reglament de Facturació (Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre). Aquest i la teva assessoria fiscal són els teus principals recursos per consultar tot allò relacionat amb les obligacions de facturació com ara els terminis d'expedició i tramesa de factures, el contingut bàsic que han d'incloure o el temps de conservació.

2. La numeració de les factures, rigorosament
Si hi ha una obligació de gran transcendència en la gestió de factures aquesta és la de numeració. Totes les factures tenen número, i si és el cas, sèrie. El nombre de cada factura ha de ser únic a l'any fiscal, correlatiu i coherent amb la data d'emissió de la factura.
L'automatisme que ofereixen les solucions tecnològiques faciliten en gran mesura la tasca de numeració de factures.

3. La planificació és clau per a la gestió de factures
Sabem que la gestió del negoci requereix temps, però si emets i reps factures sense control corres el risc que alguna se't quedi al tinter i si això passa, una de dues: o no fas la gestió de cobrament, o no fas la gestió de pagament; dues possibilitats que pots ocasionar més d'un maldecap. Per això, és fonamental que estableixis rutines de facturació en dies concrets del mes. Així no oblidaràs registrar la factura d'aquella taula que vas comprar per a l'oficina i que després et deduiràs com a despesa o emetre en bloc les factures als teus clients.

4. Els llibres comptables al dia
Al mateix temps que fas tot això has de gestionar els llibres comptables, els mateixos que registren els teus ingressos i despeses, les factures emeses i rebudes. La gestió contínua d'aquests llibres constitueixen la base d'informació per enfrontar-te a la presentació de les declaracions trimestrals i anuals d'impostos i per comprovar la correlació entre totes dues.

5. La tecnologia en la gestió de factures
La facturació experimenta un procés de digitalització que es produeix en paral·lel amb la digitalització de la fiscalitat. La transformació digital de la gestió del negoci es recolza en solucions tecnològiques que aporten estalvi, control i eficiència.
En el cas concret de l'àmbit de la facturació, el format Excel s‟ha quedat obsolet. Les aplicacions i els programaris de facturació en línia així com els ERP han simplificat els processos de gestió fins al punt que ja no suposa tanta pèrdua de temps. Cal no oblidar que tenim l'obligació de conservar les factures durant quatre anys i cal esborrar de l'imaginari empresarial els despatxos plens d'arxivadors empolsats per recórrer davant la consulta d'una factura o una inspecció tributària. Amb la tecnologia al núvol pots accedir a les teves factures a cop de clic sense importar si et trobes al teu habitatge habitual o en un recòndit lloc de vacances. Només cal connexió a Internet.

6. Comptar amb la inestimable ajuda d'un assessor
Has de tenir molt clar que la gestió de les factures i la comptabilitat i la gestió d'impostos són àmbits estretament relacionats però diferenciats entre si. La informació que aboquen aquestes factures és la que la teva assessoria utilitzarà per presentar els impostos. I això no és el pitjor. Cometre una errada pot costar-te una sanció tributària.

7. Posa el focus a les factures pendents de pagament
La morositat és un dels principals obstacles de l'autònom i el motiu pels quals molts negocis acaben tancant. La Llei de Morositat estableix un període màxim de dies per al cobrament de factures i s'ha de fer seguiment i procurar-ne el compliment. 
Planteja't l'establiment de recàrrecs per retard al cobrament de les factures. És una possible solució per equilibrar la balança entre factures pagades i factures cobrades.
De la mateixa manera que penalitzes a qui paga tard has de premiar el contrari. Per què no implantar descomptes per pagament immediat?